BAB
I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
Komunikasi
merupakan aktifitas dasar manusia. Melalui komunikasi manusia dapat saling
berhubungan satu sama lain baik dalam kehidupan seharihari di rumah ditempat
kerja, pasar, masyarakat, atau dimanapun manusia berada. Tidak ada manusia yang
tidak ada terlibat dalam komunikasi. Komunikasi begitu sangat penting dalam
kehidupan manusia, karena harus diakui bahwa manusia tidak bisa hidup tanpa
komunikasi karena manusia adalah makhluk sosial yang saling membutuhkan satu
sama lain, dengan berkomunikasi secara efektif maka, kegitan-kegitan yang
sering dilakukan manusia bisa berjalan dengan baik. Tanpa adanya komunikasi
dengan baik mengakibatkan ketidak teraturan dalam melakukan kegiatan
sehari-hari baik itu di rumah maupun dalam suatu organisasi, perusahaan dan dimanapun
manusia itu berada. Pengertian dari komunikasi menurut devinisi Hovland, ilmu
komunikasi adalah upaya yang sistematis untuk merumuskan secara tegar asasasas
penyampaian informasi serta pembentukan pendapat dan sikap. Definisi diatas
meunjukkan bahwa yang dijadikan obyek studi ilmu komunikasi bukan saja
menyampaikan informasi, melainkan juga pembentukan pendapat umum (publik
opinion ) dan sikap publik (publik attitude) yang dalam kehidupan sosial dan
kehidupan politik memainkan peranan yang sangat penting.
B.
Rumusan
Masalah
a. Bentuk
komunikasi kantor
b. Prinsip
komunikasi kantor yang efektif
c. Pengetahuan
dan permasalahan seputar korespondensi
d. Surat
kantor dan bagian surat
e. Surat
yang efektif
BAB
II
PEMBAHASAN
A.
Bentuk
Komunikasi Kantor
Bentuk-bentuk komunikasi kantor
terdiri dari beberapa bagian antara lain:
a.
Komunikasi Internal
Komunikasi internal yaitu komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup
organisasi atau perusahaan yang terjadi antara anggota organisasi atau
perusahaan tersebut saja.
Komunikasi Internal
dibedakan menjadi 3 macam yaitu:
·
Komunikasi Vertikal (tegak): ini adalah
proses menyam-paikan suatu warta dari pihak pimpinan kepada para pegawai
(vertikal kebawah) maupun dari pihak bawahan kepada pimpinan
(vertikal ke atas).
Contoh: perintah, petunjuk, laporan, saran, masukan, instruksi,dll.
·
Komunikasi horisontal (datar): ini
adalah hubungan di antara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang
organisasi yang kurang lebih sederajat.
Contoh:informasi umum, minta persetujuan,dll
·
Komunikasi diagonal: Komunikasi
yang terjadi di ruang lingkup organisasi diantara orang-orang yang memiliki
kedudukan tidak sama pada posisi tidak jalur vertikal.
Contoh:Komunikasi antara seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.
b.
Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal yaitu komunikasi yang berlangsung antara organisasi
atau perusahaan dengan pihak masyarakat yang berada di luar kantor/perusahaan
tersebut.
Komunikasi dengan
pihak luar misalnya: bakti sosial, konferensi pers, siaran radio, siaran
televisi.[1]
B.
Prinsip
Komunikasi Kantor Yang Efektif
a. Kejelasan bahasa yang digunakan
harus jelas dan ringkas, pemaikanya harus selalu mengingat sasaran dari
komunikasi.
b. Perhatian harus
diberikan oleh penerima komunikasi kurangnya perhatian yang cermat adalah kelemahan
yang lazim.
c. Integritas dan ketulusan semakin
banyak pekerja diberitahu mengenai perusahaan dan masa depannya, semakin mereka
akan menghargai integritas manajemen. Semangat kerja akan terangkat dan
keselarasan kerja didorong. Setiap perubahan harus dijelaskan secara hati-hati
pada tahap awal. Komunikasi sedapat mungkin harus pula dikirim sepanjang garis
wewenang yang diterima, karena bila orang dilewatkan begitu saja, mereka merasa
kehilangan status dan dengan sendirinya akan merasa marah.
d. Pemilihan
media adalah penting untuk memilih media yang paling tepat:
a) Bersemuka – untuk wawancara, rapat dan konverensi.
b) Lisan – telepon, radio, sistem
komunikasi timbal balik.
c) Tertulis – surat, buku, majalah,
surat edaran, buku pedoman, surat kabar, iklan, skema saran.[2]
C. Pengetahuan Dan Permasalahan
Seputar Korespondensi
Korespondensi sama dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu
kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak
yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi
dua, yakni:
- Korespondensi eksteren, yaitu
hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya
dengan pihak luar.
- Korespondensi Interen, yaitu
hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang - orang dalam suatu
kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.
Hal-Hal Yang
Harus Diperhatikan Dalam Korespondensi
1.
Pihak Pemberi Pesan
Pemahaman pada pihak pemberi pesan lebih diperhatikan pada bahasa tulis
yang digunakan. Untuk diperlukan pemahaman mengenalbahasa tulis yang baik
secara umum bahasa tulis yang baik yaitu:
a.
Jelas
Pengertian jelas di sini adalah jelas
mengenai maksud penulisan surat maupun jelas pada penulisannya, jika penulis
menulis surat dengan tulisan tangan, maupun tata bahasa yang digunakan, untuk
mencapai maksud ini seorang Penulis surat harus memikirkan topik permasalahan
secara matang dan mengumpulkan data pendukung, bila permasalahan pada tulisan
tanganya, maka seorang penulis harus mengupayakan bentuk tulisannya agar mudah
dibaca, sementara agar tata bahasa yang digunakan tepat Peulis harus
mempelajari kaidah Tata Bahasa Indonesia serta rajin membaca dan menulis
sehingga kemampuannya semakin meningkat.
b.
Singkat
Pengertian singkat di sini adalah
langsung pada pokok permasalahan tanpa melupakan kaidah sopan-santun dalam
menulis surat. Permasalah yang sering timbul pada diri kita sebagai Bangsa
Timur adalah kaidah sopan-santun terlalu panjang dibandingkan dengan materi
pembicaraan itu sendiri.
c.
Menggunakan
bahasa yang umum
Bahasa yang umum di sini berarti bahasa
yang biasanya digunakan. Memang betul, bahasa yang digunakan dapat menunjukkna
citra atau image si Pembuat surat, tetapi bila maksud yang di
tuju tidak sampai proses komunikasi tidak berhasil seperti diharapkan. Sehingga
sebelum menggunakan bahasa asing atau bahasa daerah, Penulis surat harus
berpikir, umumkah bahasa tersebut digunakan dalam kehidupan sehari-hari
terutama bagi pembaca? Hal ke dua yang harus diperhatikan adalah kebenaran dan
istilah tersebut, karena jangan sampai usaha untuk meningkatkan citra justru
berakibat sebaliknya sebagai penghancur citra karena kesalahan tulis atau
istilah bahasa yang digunakan.
d.
Menggunakan
standar penulisan yang umum
Yang dimaksud dengan standar penulisan
yang umum bukan berarti standar penulisan baku seperti dalam tata bahasa baku
Bahasa Indonesia, tetapi dengan melihat obyek surat tersebut ditujukan. Bila
surat tersebut ditujukan kepada sahabat, keluarga, atau rekan akrab di mana
sudah dipahami kebiasaan, tingkah laku, budaya, dan sebagainya justru
penggunaan bahasa baku iti akan mengurangi kadar keakraban. Bahasa baku tepat
digunakan untuk komunikasi tertulis formal seperti surat dalam hubungan kerja,
relasi pengajaran, dan sebagainya.
2.
Pihak yang Diberi Pesan (Communicant)
Pemahaman pada pihak penerima pesan sangat penting karena pihak itulah
pesan akan disampaikan. Pemahaman pihakn ini dilakukan dengan melihat latar
belakang sosial, pendidikan, budaya, kebiasaan, tingkat sosial dalam
kelompoknya dan sebagainya. Diketahuinya latar belakang penerima pesan dapat
digunakan sebagai pertimbangan penting untuk menentukan bahasa surat yang
digunakan. Bahasa “tinggi” hanya akan menimbulkan kesia-siaan, jika tidak
dipahami oleh penerima surat.
Korepondensi atau kegiatan surat-menyurat
menjadi bagian dari kehidupan organisasi bisnis sehari-hari. Korespondensi
dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut:
1. Menciptakan surat yang baik, jelas dan
tepat. Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penulisan surat masih
banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda
baca tidak benar, tata bahasa tidak teratur dan salah mengadopsi bentuk dan
model surat. Kesalahan tersebut disebabkan, yaitu:
a. Tidak ada pengarahan dan pengendalian
mengenai cara menulis surat yang baik, baik di lingkungan keluarga maupun
organisasi.
b. Masyarakat sendiri terlalu mudah
memaafkan kesalahan dalam penulisan surat. Surat yang semraut bisa menimbulkan
kesalahpahaman atau kekacauan yang justru akan menghalangi arus informasi.
Kegiatan korespodensi secara tidak langsung merupakan proses pembelajaran dalam
menciptakan surat yang baik, jelas dan tepat.
2. Menciptakan kerja sama yang baik.
Perusahaan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak
lain. Agar bisa bekerja sama dengan baik, perusahaan perlu menjaga
komunikasi dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya kerjasama
yang baik.
3. Menyebarkan kegiatan. Tidak semua orang
dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang terjadi di dalam
perusahaan atau kegiatan yang terjadi antara perusahaan dengan pihak luar.
Korespondensi memegang peranan penting dalam menyebarkan kegiatan perusahaan,
baik kepada pihak internal maupun eksternal perusahaan.[3]
D. Surat
Kantor Dan Bagian-Bagian Surat
Surat
adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak
kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan,
permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat,
bukti historis, dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop
sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat
maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.
SURAT-SURAT
KANTOR
Salah satu bentuk komunikasi perkantoran
adalah komunikasi tertulis. Sarananya antara lain bisa dilakukan melalui suratm
formulir, catatan, memo, faximile, e-mail, short message services (sms),
laporan atau makalah-makalah.
1.
Bahasa dan penampilan surat
Sebagai
sarana komunikasi, surat dikatakan efektif apabila informasi dalam surat atau
pesannya dipahami oleh penerima surat sesuai dengan maksud si pengirim surat.
Oleh sebab itu bahasa merupakan kunci utama yang harus dipahami dalam membuat
surat.
Hal-hal
yang harus diperhatikan dalam menyusun surat adalah :
·
Seluruh bagian surat seperti pada sebuah bingkai
·
Penampilan bersih, tidak ada coretan atau tambahan
ketikan
·
Kertas dan amplop berkuailitas
·
Kertas warna putih ukuran folio atau kuarto
·
Gunakan tinta warna netral misalnya biru atau hitam
·
Nama pada alamat tujuan ditulis lengkap dengan gelar
dan jabatan
2.
Bentuk dan bagan surat
Bentuk
atau gaya penulisan surat adalah susunan atau tata letak bagian-bagian dari
surat. Ada berbagai gaya penulisan surat yang biasa digunakan ada 4 yaitu :
·
Official style (bentuk resmi)
·
Block style (bentuk lurus)
·
Full block style (bentuk lurus penuh)
·
Semi block style (bentuk setengah lurus)
3.
Jenis surat
1. Surat
penawaran kerja sama adalah surat yang dikirim kesebuah instasi atau perorangan
yang isinya adalah menawarkan kerja sama suatu kegiatan.
2. Surat
referensi adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau lembaga yang tujuannya
memberikan referensi pada seseorang atau lembaga tentang kapabilitas yang diketahui.
3. Surat
undangan adalah surat yang berisi tentang pemberitahuan yang sifatnya mengharap
kehadiran seseorang untuk datang dalam suatu acara tertentu pada waktu tertentu
di suatu tempat yang ditetapkan.
4.
Surat pengumuman adalah suatu surat yang berisi
pemberitahuanmengenai suatu hal.
5.
Surat edaran adalah pemberitahuan tertulis tentang
hal-hal yang tidak bersifat rahasia dan perlu diketahui oleh banyak pihak
6.
Surat keputusan adalah surat yang memuat suatu
keputusan tertentu yang memuat ketetapan-ketetapan serta dasar-dasar
pertimbangan mengenai keputusan tersebut.
7.
Surat penugasan berisi tentang perintah dari atasan
kepada bawahan agar melaksanakan tugas yang telah ditetapkan.
8.
Surat perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh
instansi yang lebih tinggi kepada yang lebih rendah tingkatannya.
9.
Surat instruksi dilengkapi dengan petunjuk
langkah-langkah melakukannya.
10. Surat
kuasa adalah surat yang berisi memberikan kuasa atau wewenang.
11. Surat
perjanjian adalah surat yang berisi pernyataan seseorang dalam suatu
perjanjian.
12. Surat
perjalanan dinas adalah surat yang diberikan kepada karyawan untuk melaksanakan
tugas keluar kota.
13. Surat
panggilan adalah surat yang dipergunakan untuk memanggil seseorang untuk
dimintai keterangan.
14. Surat
peringatan dibuat oleh suatu pihak ditujukan kepada pihak lain yang berisi
tentang peringatan atau nasihat atas suatu yang dilanggar.
15. Surat
rekomendasi surat yang dibuat untuk memberikan keterangan pada orang yang
direkomendasikan beberapa kelebihannya.
16. Berita
acara adalah suatu laporan resmi yang tercatat tentang suatu kejadian atau
kegiatan yang berlangsung.
17. Memo
adalah surat tidak resmi yang berisi pesan tidak terlalu panjang dan sifatnya
tidak formal.
18. Faximile
adalah surat yang dikirim ke pihak lain melalui pesan fax.
19. Notulen
adalah catatan summary hasil rapat atau suatu acara yang telah di ringkas atau
disimpulkan
20. Sms
(short message services) atau pesan singkat yang dikirim lewat handphone.
MANAJEMEN
FORMULIR
Formulir
atau sering disebut form saja adalah sehelai kertas cetak yang memuat informasi
tetap serta ruang kosong untuk informasi variabel.Informasi tetap adalah
informasi dari instansi pembuat formulir yang ingin disampaikan pada pengguna
formulir. Informasi variabel adalah informasi yang diharapkan oleh instansi
pembuat formulir dari pengguna formulir mengenai data dirinya.
Ada banyak sekali macam formulir-formulir
yang dipergunakan dalam kantor, secara keseluruhan di kelompokkan menjadi 2
yaitu :
·
Formulir intern yaitu formulir yang digunakan dalam
lingkungan perusahaan sendiri, misalnya order penjualan
·
Formulir ekstern yaitu formulir yang digunakan untuk
pihak luar perusahaan, misalnya order pembelian
Tujuan
penggunaan formulir
Secara
umum tujuan penggunaan formulir adalah untuk pengendalian operasional agar
tercapai efisiensi dalam perusahaan. Secara khusus tujuan penggunaan formulir
adalah sebagai berikut :
·
Formulir akan mempermudah dan mempercepat kelancaran
kerja
·
Formulir menghindari adanya pengulangan agar hemat
waktu
·
Formulir menegaskan informasi yang dikehendaki
·
Formulir juga memungkinkan dicapainya keseragaman
·
Formulir akan mempermudah dalam pengarsipan
·
Formulir akan menimbulkan image profesional
MANAJEMEN
KEARSIPAN
Arsip
adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat
keterangan-keterangan mengenai suatu pokok persoalan atau peristiwa-peristiwa
yang masih berguna dan diperlakukan sewaktu-waktu di masa mendatang.
Tujuan
pengarsipan
·
Sebagai referensi atau bukti legalitas sewaktu-waktu
arsip dibutuhkan.
·
Sebagai sumber data yang berarti arsip merupakan
sumber informasi yang sangat diperlukan dalam mendukung pengambilan keputusan.
·
Sebagai data historis yang dapat digunakan untuk
mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika organisasi dimasa lalu.[4]
E. Surat
Yang Efektif
Secara garis besar suatu surat dapat
dikatakan efektif apabila memenuhi kriteria berikut ini:
a. Surat
disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:
-
Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat)
tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.
-
Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.
b. Isi
surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini
dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak
ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang
dikehendaki.
c.
Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang
benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan
kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah
efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam
pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan
simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah
ada dalam bahasa Indonesia. [5]
Untuk menyusun surat yang efektif, penulis
harus mengindahkan hal-hal berikut:
1.
Menetapkan lebih dahulu maksud surat, yaitu
pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu
berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal
lain.
2.
Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
3.
Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara
runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik,
segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.
4.
Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata
atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.
5.
Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan
bagian-bagiannya.
6.
Mengikuti pedoman
penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan
Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam
Bahasa Indonesia.
Syarat
lain yang harus dipenuhi dalam menyusun surat yang baik ialah
a.
memahami kedudukan masalah yang
dikemukakan;
b.
memahami peraturan-peraturan yang terkait
dengan masalah itu;
BAB
III
PENUTUP
a.
Kesimpulan
komunikasi
adalah upaya yang sistematis untuk merumuskan secara tegar asasasas penyampaian
informasi serta pembentukan pendapat dan sikap.
Bentuk
Komunikasi Kantor :
1.
Komunikasi Internal
2.
Komunikasi Eksternal
Prinsip-prinsip komunikasi
a. Kejelasan bahasa yang digunakan
harus jelas dan ringkas, pemaikanya harus selalu mengingat sasaran dari
komunikasi.
b. Perhatian harus
diberikan oleh penerima komunikasi kurangnya perhatian yang cermat adalah
kelemahan yang lazim.
c. Integritas dan ketulusan semakin
banyak pekerja diberitahu mengenai perusahaan dan masa depannya, semakin mereka
akan menghargai integritas manajemen. Semangat kerja akan terangkat dan keselarasan
kerja didorong. Setiap perubahan harus dijelaskan secara hati-hati pada tahap
awal. Komunikasi sedapat mungkin harus pula dikirim sepanjang garis wewenang
yang diterima, karena bila orang dilewatkan begitu saja, mereka merasa
kehilangan status dan dengan sendirinya akan merasa marah.
d. Pemilihan
media adalah penting untuk memilih media yang paling tepat:
a) Bersemuka – untuk wawancara, rapat dan konverensi.
b) Lisan – telepon, radio, sistem
komunikasi timbal balik.
c) Tertulis – surat, buku, majalah,
surat edaran, buku pedoman, surat kabar, iklan, skema saran.
Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan
secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman
surat.
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi
dua, yakni:
- Korespondensi eksteren, yaitu
hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya
dengan pihak luar.
- Korespondensi Interen, yaitu
hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang - orang dalam suatu
kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.
Secara
garis besar suatu surat dapat dikatakan efektif apabila memenuhi kriteria
berikut ini:
a. Surat
disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:
-
Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat)
tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.
-
Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.
b. Isi
surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini
dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak
ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang
dikehendaki. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau
baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata,
ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah
efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam
pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan
simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah
ada dalam bahasa Indonesia.
DAFTAR PUSTAKA
Geoffrey Mills,
Oliver Standingford, Robert C Appleby, Manajemen
Perkantoran Modern,Binarupa Aksara, Edisi Ketujuh.
Cheap Offers: http://bit.ly/gadgets_cheap.
https://elqorni.wordpress.com/category/manajemen-kantor/.
Ritonga, Parlaungan, 2010. Bahasa Indonesia Praktis, Medan : Bartong Jaya
https://anyfabadi.wordpress.com/2013/12/09/315/.
Handoko,T.Hani,2003.Manajemen perkantoran,Edisi Ke-Dua.Yogyakarta:BPFE.
[1]
Handoko,T.Hani,2003.Manajemen perkantoran,Edisi Ke-Dua.Yogyakarta:BPFE
[2]
Geoffrey Mills,
Oliver Standingford, Robert C Appleby, Manajemen
Perkantoran Modern,Binarupa Aksara, Edisi Ketujuh, Hal. 43.
[3]
Cheap Offers: http://bit.ly/gadgets_cheap
[4]
https://elqorni.wordpress.com/category/manajemen-kantor/
[5] Ritonga, Parlaungan, 2010. Bahasa Indonesia
Praktis, Medan : Bartong Jaya
[6]
https://anyfabadi.wordpress.com/2013/12/09/315/
